Cómo ser un líder que genera seguridad psicológica (3): establece turnos de intervención para que todos participen

Como decíamos en un post anterior, las reuniones son un buen momento para testear la seguridad psicológica del equipo. También son un buen momento para facilitar que todas las personas puedan expresarse con libertad y que las conversaciones no queden monopolizadas en unas pocas personas.

Cuando observamos la dinámica de las reuniones (de colaboradores, del Comité de Seguridad y Salud, etc.), se suele notar que unas pocas personas tienden a dominar la conversación. Pongamos por caso que en una reunión de diez personas, es frecuente que sean 2 o 3 personas quienes acaparen la palabra mientras las demás permanecen en silencio.

Normalmente, suele ocurrir que quienes ocupan posiciones de poder jerárquico o miembros de la línea de mando hablen más que quienes ocupan puestos inferiores en las organizaciones. Desde un punto de vista individual, las personas extrovertidas en general tienden a hablar más que las introvertidas. A nivel de equipo, las personas del grupo dominante o mayoritario hablan más que las de los grupos con menos representación.

Cuando ocurre que unas pocas voces dominan en el grupo:

1. En primer lugar, crea un ciclo que se perpetúa a sí mismo (cuanto más hablan esas personas, es menos probable que las demás encuentren una oportunidad para hablar).
2. En segundo lugar, introduce un peligro real de que se arraigue el pensamiento de grupo. Cuando el pensamiento grupal es la norma, nadie cuestiona las ideas porque no se siente seguro al hacerlo, y el grupo a menudo deja de reconocer riesgos evitables, oportunidades valiosas o formas innovadoras de resolver un problema de Seguridad y Salud en el trabajo.

Principio de Seguridad psicológica: turnarse al hablar en las reuniones (nadie habla dos veces hasta que todos hayan hablado una)

La intención del líder en seguridad y salud es garantizar que la voz de todos tenga el mismo peso, acordando y estableciendo una regla simple de turnos en la que cada persona hable durante la misma cantidad de tiempo, sin interrupciones. Esta es una forma en la que los líderes crean un entorno seguro para que todas las voces sean escuchadas.

Una práctica sencilla que se puede implantar de inmediato en el equipo es asegurarse de que todos en un grupo se expresen una vez antes de que alguien hable dos veces. Si en algunas ocasiones, las personas pueden sentirse «forzadas a hablar» se puede transformar esta percepción en que en el equipo nos «forzamos a escuchar». Es una forma bastante eficaz de evitar el pensamiento de grupo que comentábamos anteriormente.

Algunas ideas de cómo llevar esto a la práctica:

• La persona convocante o la que lidera la reunión comienza la reunión afirmando que valora las perspectivas de todas las personas y que agradece y son bienvenidas las opiniones divergentes.
• Establecer en el equipo  la regla de que  «nadie habla dos veces hasta que todos hablen una vez», especialmente cuando se desee escuchar las ideas o reacciones de todas las personas sobre un tema o pregunta específica de seguridad y salud en el trabajo.
• La persona que lidera la sesión explica cómo pasará el turno de palabra de una persona a otra e indica cuánto tiempo tiene cada persona para hablar. A veces, se suele reiterar la regla de no interrupción cuando una persona está en su uso de la palabra.

• la persona que lidera debe evitar educadamente que la gente hable por más tiempo del asignado. En algunas organizaciones se emplea cronómetro visual  de manera que los miembros del equipo sepan cuánto tiempo tienen.
• Es importante que si  alguna persona no está lista para hablar cuando se le pide, ésta puede pasar su turno y hablar más tarde cuando esté preparado. Pero es importante que hable con la seguridad psicológica de que tiene sus ideas claras y las puede expresar ordenadamente.
• En las reuniones virtuales se puede emplear alguna herramienta de colaboración en línea, como Miro o Mural, que permita a todos compartir sus ideas en notas adhesivas virtuales. Luego, el mecanismo de participación es similar: se recorre la sala o mesa de reuniones virtual y cada persona explica sus puntos durante un período de tiempo fijo.

Recuerda cerrar las reuniones presenciales o virtuales expresando gratitud por las ideas y los comentarios, también por aquellas intervenciones que han disentido. No olvides que si te interesa  potenciar la seguridad psicológica de tu empresa, puedes contactar con mi compañero Martín Silva (674966441; msilva@osarten.com) o conmigo mismo (Igor López (619288048; iglopez@osarten.com).