Técnicas proactivas para conocer incidentes

No es mi pretensión en este post, entrar en el debate actual sobre la validez de los estudios de proporciones en la ocurrencia de accidentes e incidentes, cómo los de H.W.  Heinrich (1) (1931), F. Bird (2) (1969), Tye & Pearson (1975), y otros etc. Tampoco en las afirmaciones de estudiosos de los accidentes fatales y catastróficos, que dicen que a menudo la secuencia de causas de estos es diferente a la de los accidentes menores.

Me voy a centrar en la obvia necesidad de contar con instrumentos que permitan predecir causas potenciales de accidentes, sobre todo de accidentes graves y fatales.  Podríamos decir que es precisamente la evaluación de riesgos el instrumento adecuado. Sin embargo, en la práctica quizás sea algo estático.  Una foto que se saca en un momento dado. Por lo que necesitamos otros complementos. Y uno de ellos, en mi opinión muy importarte, es el conocimiento y gestión de los incidentes.

Incidentes: un regalo

Siempre digo que los incidentes son un auténtico regalo. En todos los sentidos. Por supuesto, porque no conllevan daños a las personas. Pero también porque zanja por completo las diferentes percepciones e incluso discusiones, en torno a que un riesgo o una posible causa de accidente se pueda materializar o no, cuando aún no se ha producido. Ya que cuando estamos hablando de algo que ya ha ocurrido, se acabaron las discusiones.

¿Qué mejor regalo puede haber? Su posible ocurrencia ya no tiene discusión, y además con la fortuna de no haber ocasionado daños. Una gran oportunidad que no se puede dejar escapar.

Hay incidentes e incidentes

Estoy de acuerdo que no todos los incidentes tienen el mismo potencial de causar daños, y que es más eficaz centrarse sobre todo en aquellos que si los puedan causar, y con consecuencias importantes. Es decir, poner el foco en encontrar los incidentes de alto potencial (INALP).

Técnica de Recordar Incidentes (TRI)

En posts anteriores, que referencio al final de este, trate este tema de los incidentes y de la problemática alrededor de la notificación de estos.

Evidentemente la esperanza de que se notifiquen los incidentes pasa por crear un contexto en la organización que lo favorezca y apoye. Ahora bien ¿se puede complementar esta esperanza con actividades más proactivas? Pues sí. Justamente existe una técnica proactiva que se llama la Técnica de Recordar Incidentes.

Esta técnica se basa en ayudar a que las personas recuerden incidentes ocurridos. Se basa en la realización de entrevistas planificadas y estructuradas, con los trabajadores/as

Origen de la Técnica

Según cuentan F. Bird y George L. Germain en su libro “Liderazgo práctico en el control de pérdidas” (3), el origen parece que está en las entrevistas realizadas a pilotos norteamericanos en la segunda guerra mundial. Ya que se perdían más aviones en vuelos de entrenamiento que en combates. Trataron de recopilar mediante entrevistas el mayor número de incidentes, para detectar tendencias. Lo llamaban la Técnica del Incidente Crítico. También lo aplicaron en industria.

El problema era y es, llegar a una base suficiente de datos de incidentes, que no siempre es factible. Por lo que F. Bird y H. O´Shell, en los años 70, modificaron el enfoque creando lo que es la Técnica de Recordar Incidentes. Este enfoque requiere más que una gran base de datos de incidentes, encontrar y centrarse en aquellos cuya evaluación del potencial de daño sea alto, es decir los INALP.

La entrevista planificada de recordatorio de incidentes

Como hemos comentado la entrevista es el instrumento central de la técnica. El objetivo es obtener la cooperación voluntaria de los trabajadores/as que son entrevistados/as, para que relaten libremente la mayor cantidad de incidentes de alto potencial, que ellos/as pueden recordar. Como podemos intuir, el éxito está fundamentalmente en las entrevistas, por lo que es importante considerar varios de los factores de éxito, de las mismas.

¿Quién hace las entrevistas?

La persona que hace las entrevistas ha de estar formada y entrenada como entrevistador/a. Para la elección de las personas habría que tener en cuenta algunos aspectos.

Por un lado, siempre que sea posible, es preferible mandos de primera línea, aunque no estén a la altura de entrevistadores profesionales especialistas. Ya que tienen un interés especial que proteger. Son los que más saben acerca de las personas y las condiciones de trabajo. Saben mejor que los extraños sobre cómo obtener la información. Y de todas maneras, ellos o sus colegas van a tomar la iniciativa.

Por otra parte, si la organización se encuentra influenciada y restringida por estilos tradicionales, en los cuales la disciplina o el castigo, están presentes, quizás sea mejor que las entrevistas las realicen consultores especializados.

Garantizar la privacidad

Las respuestas a las cuestiones que se tratan en las entrevistas necesitan que la persona entrevistada pueda concentrarse y no tener interrupciones. Por lo que el lugar ha de ser tranquilo, sin interrupciones ni ruidos.  Mejor la comodidad de estar sentados alrededor de una mesa, y sin otras personas presentes, como compañeros u otras.

Selección de personas para ser entrevistadas

Las entrevistas han de hacerse a todas las personas de la organización. Para evitar posibles suspicacias cuando alguien ve que están entrevistando a otra persona y no a él o ella, se recomienda utilizar un plan transparente. Todas las personas han de saber de la técnica que se va a implantar. Que todos van a poder participar y que hay una planificación de las entrevistas.

Planificación del tiempo de entrevista

El objetivo inmediato del recuerdo es obtener una descripción clara y exacta de los incidentes ocurridos. A partir de aquí la persona entrevistadora decidirá si necesita información adicional. Por ejemplo emplazar a la persona entrevistada para un análisis de causas.

Ocurre que muchos incidentes que se recuerdan tienen escaso o ningún potencial de pérdida seria o grave. La duración de la entrevista puede durar entre 10 y 20 minutos.

Compromiso y deber de no buscar culpables

La TRI solo puede llevarse a la práctica si a cada persona participante se le garantiza que no será culpada, ni se tomarán medidas disciplinarias.

Esto es tan crítico que es necesaria una política o documento firmado por la Dirección para garantizar que no se buscarán culpables como consecuencia de declaraciones confidenciales sobre incidentes. Esto debe ser comprendido y asumido por todos los miembros de la dirección y línea de mando.

Cualquier indicio de búsqueda de culpables o de adopción de medidas disciplinarias cortará el flujo de información. En ese sentido hay una pregunta crucial a la que deben responder tanto la Dirección y Línea de mando de la organización como los entrevistadores:

¿Estoy dispuesto a garantizar a todos los que participen de un programa de entrevistas planificadas para recordar incidentes, que no voy a buscar culpables, a cambio de la información que aporten, y que podrá ser útil en la prevención de futuros accidentes?

Confidencialidad

Además de no culpabilizar, se requiere un nivel de adecuado de confidencialidad. Por ejemplo el poner el nombre del entrevistado en un informe de recuerdo de incidentes es una decisión del entrevistado.  Esto requiere un importante grado de madurez y liderazgo del mando de primera línea o de la persona que realice la entrevista. Claramente este tipo de experiencias refuerzan y fortalecen las habilidades de quienes participan.

¿Qué te parece? ¿Quieres que tu organización sea más proactiva en la búsqueda de los INALP?

En Osarten podemos prestarte nuestra colaboración para que puedas avanzar en la búsqueda de los incidentes de alto potencial, con técnicas como la de recordar incidentes.  Si es así no dudes en contactar con mi compañero Igor López (619288048; iglopez@osarten.com) o conmigo mismo  Martín Silva (674966441; msilva@osarten.com).

Referencias

Incidente: Utilizo en este post la definición clásica de incidente como un suceso en el que habiéndose producido un contacto, no han ocurrido daños a personas.

(1) Herbert William Heinrich ( Bennington, Vermont , 6 de octubre de 1886 – 22 de junio de 1962) fue un pionero de la seguridad industrial estadounidense de la década de 1930.

(2) Frank. E. Bird:  (Netcong, Nueva Jersey, 1921 – 28 de junio de 2007) fue un científico estadounidense autor de diferentes teorías y publicaciones en materia de seguridad industrial y prevención de riesgos laborales.

(3) “Liderazgo práctico en el control de pérdidas” Frank E. Bird, Jr. Y George L. Germain Edición revisada de 1990. Publicado por International Loss Control Institute.

Otros post a los que hago referencia:

https://culturapreventivaosarten.com/incidentes-grandes-olvidados-i/

Incidentes sin lesiones ni daños a la salud: los grandes olvidados (II)