Reuniones de seguridad pre- y post- tarea: la SST en primera línea

En esta nueva serie de posts voy a tratar de exponer algunas de las herramientas y prácticas que se suelen implantar en organizaciones que quieren ir más allá del cumplimiento legal y buscan desarrollar una cultura preventiva positiva. Empiezo con las reuniones o sesiones pre-tarea y post-tarea.

Estos nombres, reuniones pre-tarea y reuniones post-tarea, no suenan demasiado glamurosos. Si tu compañía pertenece a un grupo multinacional, o si trabajas habitualmente con empresas de matriz anglosajona, tal vez estés más acostumbrado a los términos briefing y de-briefing.

Reuniones de seguridad pre-tarea (safety briefings)

Una reunión de seguridad pre-tarea consiste en una sesión planificada, inmediatamente anterior al inicio de la realización de una determinada tarea, en la que se repasan y se discuten los aspectos relacionados con la SST de la tarea que se va a realizar.

Esta práctica permite:

• resumir los puntos críticos de la tarea y enfatizar las precauciones y medidas preventivas a adoptar,
• que las personas discutan sobre los posibles errores que pueden darse durante la ejecución de los trabajos,
• recordar aprendizajes extraídos de ocasiones anteriores en las que se realizó la tarea en cuestión,
• verificar las condiciones de seguridad que deben darse para realizar la tarea, así como los criterios de seguridad y procedimientos para abortar la operación.

En estas reuniones pre-tarea participan todas las personas involucradas en la tarea directa o indirectamente, con conocimiento de la ejecución correcta de la tarea, integrando aspectos de operaciones, seguridad, calidad, medio ambientales, etc. Así, es frecuente que el briefing de seguridad este conducido por el mando directo del equipo que va a realizar la intervención y que participen activamente las personas que van a realizar la tarea, y el personal auxiliar (ingeniería, mantenimiento, prevención, etc.) apropiado en función de las características de la operación a realizar.

En función de la complejidad de la tarea o de las condiciones que se den en el lugar de trabajo, la reunión puede celebrarse de pie en el mismo lugar donde se va a realizar la operación o en una sala próxima. En cualquiera de los casos, las condiciones acústicas deben favorecer que las personas puedan hablarse, escucharse y entenderse. En lugares industriales, los niveles de ruido existentes habitualmente no facilitan esta comunicación «a pie de tajo».

Para facilitar, el desarrollo de la reunión pre-tarea en ocasiones se dispone de listas de verificación y formularios donde se chequean los puntos a tratar y se registran las observaciones que se realicen. También se emplean para verificar si se dispone de los equipos necesarios y se dan las condiciones adecuadas para realizar la operación. Posteriormente el análisis de estos registros permite mejorar el proceso de cara a futuras ocasiones.

La principal diferencia entre las reuniones de seguridad pre-tarea y los permisos de trabajo, está en que en los primeros la clave esta en la comunicación e implicación de las personas con la SST para la realización de la tarea, mientras que en los segundo el foco se pone en las condiciones que deben darse y bajo las cuales se autoriza la tarea.

Reuniones de seguridad post-tarea (safety de-briefings)

El trabajo no termina con la finalización de la tarea. En repetidas ocasiones hemos señalado en este blog que una característica de las organizaciones con cultura preventiva positiva es que son organizaciones que aprenden: aprenden de lo que va bien y también d ellos errores.

Por ello, es importante que justo después de finalizar la tarea, cuando todavía tenemos fresca la experiencia y recordamos cómo ha ido el trabajo, el equipo se reúna de nuevo para poder compartir y discutir abiertamente sobre lo realizado.

Es conveniente, que la persona que conduzca la sesión sea capaz de mantener alto el nivel de energía del equipo y resalte la importancia de lo que se va a hacer. Aunque todas las personas estén cansadas y quieran terminar cuanto antes, emplear un tiempo para tratar la SST de lo realizado además de los aprendizajes obvios lanza un mensaje práctico potente sobre la relevancia que se da a la seguridad y la salud en la compañía.

Es habitual que en el de-briefing:

• se compruebe que los procedimientos seguidos han sido apropiados para la tarea realizada, tanto para la verificación como para la ejecución,
• se identifiquen oportunidades de mejora tanto en el procedimiento como en la ejecución,
• se extraigan los aprendizajes de la realización de la tarea y se puede analizar la oportunidad de compartir y extender estos aprendizajes a la ejecución de otras tareas o con otras personas.

No es menos importante la oportunidad que ofrece la reunión post-tarea para que la persona que ejerce de mando o el líder reconozca y refuerce el trabajo realizado con seguridad y salud.

En los 80, todos los capítulos de la serie «Canción triste de Hill Street» comenzaban con un briefing.

En la reunión, el sargento Esterhaus ponía punto final a la reunión con la mítica frase: «Tengan cuidado ahí fuera».

Briefings y de-briefings que generan cultura preventiva

La clave para que estas reuniones per- y post-tarea favorezcan el desarrollo de una cultura preventiva positiva está en el para qué y el cómo se realizan estas sesiones. En ambas prácticas, deben activarse las palancas de cultura preventiva: comunicación, aprendizaje, implicación, autonomía entre otras. Una vez más, el liderazgo en SST de las personas que conducen estos briefings y de-briefings generan «seguidorazgo» en SST por parte de las personas que participan en ellos.

Para conseguir activar las palancas de comunicación, implicación y aprendizaje es básico que el clima o el ambiente favorezca que las personas puedan hablar libremente sin temor a ser juzgados o a las consecuencias. Deben darse las circunstancias que garanticen una mínima seguridad psicológica en los equipos.

Cada vez que volamos, la tripulación de cabina del avión hace un safety briefing, donde nos recuerda aspectos básicos de seguridad, como la prohibición de fumar, el uso de dispositivos electrónicos, como abrochar y desabrochar los cinturones, etc.

Las habilidades de comunicación, o mejor dicho, las habilidades de conversación de las personas que participan en estas sesiones son fundamentales: la escucha activa, los mensajes asertivos, etc. Es necesario que se cree la conexión con las personas que participan en el briefing y testear continuamente que la conexión se mantiene y que los mensajes llegan y calan. Al mismo tiempo, debemos verificar que  comprendemos los mensajes que recibimos y entendemos lo que nos quieren trasladar nuestros interlocutores.

Cada vez que volamos, la tripulación de cabina del avión hace un safety briefing, donde nos recuerda aspectos básicos de seguridad, como la prohibición de fumar, el uso de dispositivos electrónicos, como abrochar y desabrochar los cinturones, etc. ¿te has fijado cuántos pasajeros atienden las indicaciones? ¿las reuniones de seguridad pre-tarea en tu empresa son poco eficaces? Si quieres mejorar las habilidades de tus líderes para comunicar e influir en seguridad no dudes en contactar con mi compañero Martín Silva (674966441; msilva@osarten.com) o conmigo mismo (619288048; iglopez@osarten.com) y te explicaremos cómo entrenar estas habilidades y su aplicación en las herramientas para generar cultura preventiva positiva.